Hur gör man en efterkalkyl i ett elföretag?
En efterkalkyl jämför vad ett uppdrag var kalkylerat till med vad det faktiskt kostade – timmar, material och övriga kostnader – och visar om jobbet gick med vinst eller förlust. Gör den på varje avslutat uppdrag, jämför per jobbtyp och använd avvikelserna för att justera nästa kalkyl.
Vad är en efterkalkyl?
Före ett jobb gör ni en förkalkyl: så många timmar, så mycket material, det här priset. När jobbet är klart gör ni en efterkalkyl: så många timmar gick det faktiskt åt, så mycket kostade materialet, det här blev resultatet.
Skillnaden mellan de två är det viktiga. Den visar var kalkylen träffar och var den inte gör det – och därmed var pengarna försvinner.
Varför spelar den så stor roll?
I installationsbranschen räknas marginalen ofta i enstaka procent. Då är varje procentenhet stor: för ett bolag som omsätter 30 miljoner är en procentenhet 300 000 kronor – varje år.
På fastprisjobb slår en underskattning rakt mot resultatet. Med tidlön är varje timme utöver kalkylen som inte är ett ÄTA-arbete en kostnad som ingen betalar för. Utan efterkalkyl syns det bara som ett sämre resultat totalt – inte vilka jobb, eller vilka typer av jobb, som orsakade det.
Så gör du en efterkalkyl – steg för steg
- Ta fram kalkylen. Kalkylerade timmar, kalkylerat material och det pris kunden betalar.
- Samla utfallet. Faktiska timmar från tidrapporterna, faktiskt material från grossistens fakturor och övriga kostnader som underentreprenörer, hyrmaskiner och resor. Allt måste vara kopplat till rätt uppdrag. Håll ÄTA-arbeten isär, så att de inte blandas ihop med det kalkylerade jobbet.
- Räkna kostnaden med er internkostnad per timme. Kostnad = timmar × internkostnad + material + övrigt. Jobbar ni på ackord används i stället den utbetalda lönekostnaden – se nedan. Resultat = pris − faktisk kostnad. Marginal = resultat ÷ pris. Så räknar du ut internkostnaden.
- Mät avvikelsen. Hur många procent fler (eller färre) timmar än kalkylerat? Hur mycket dyrare blev materialet?
- Jämför per jobbtyp. Ett enskilt jobb säger lite – det kan ha haft otur. Tio jobb av samma typ som alla drar över säger mycket.
- Justera nästa kalkyl. Om en jobbtyp i snitt tar en femtedel fler timmar än kalkylerat, ska nästa kalkyl för den jobbtypen ta höjd för det.
Räkneexempel
Påhittat exempel – siffrorna visar bara hur man räknar.
En installation av laddstolpar till fast pris, 380 000 kronor. Företaget räknar med en internkostnad på 520 kronor per timme.
| Post | Kalkyl | Utfall |
|---|---|---|
| Timmar | 184 h | 224 h |
| Arbete (× 520 kr) | 95 680 kr | 116 480 kr |
| Material | 248 500 kr | 246 000 kr |
| Total kostnad | 344 180 kr | 362 480 kr |
| Resultat | 35 820 kr | 17 520 kr |
| Marginal | 9,4 % | 4,6 % |
Materialet höll. Men jobbet tog 40 timmar – 22 procent – mer än kalkylerat, och det halverade resultatet. Är det första gången är det en notering. Händer det på varje laddstolpsjobb är det kalkylen som behöver ändras, inte montörerna.
Vanliga misstag
- Efterkalkylen görs bara på stora jobb eller på jobb som känns dåliga. Då missar ni mönstren i de många små.
- Tiden rapporteras sent eller på fel uppdrag. Då blir utfallet fel, och slutsatserna också. Så får ni in tidrapporterna i tid.
- Materialfakturorna kopplas inte till uppdraget. Då syns aldrig materialavvikelsen. Så stämmer ni av grossistfakturor.
- ÄTA blandas ihop med det kalkylerade jobbet. Då ser ett jobb sämre – eller bättre – ut än det var.
- Man tittar på enskilda jobb men inte på jobbtyper. Mönstret är det som går att åtgärda.
- Resultatet går aldrig tillbaka till kalkylen. Då görs samma fel nästa gång.
Om ni jobbar på ackord
Enligt Installationsavtalet är ackord huvudregeln för elektriker, och enligt Elektrikerförbundet jobbar ungefär hälften av elektrikerna på ackord. Då betalas montörerna efter uppmätt arbete: varje moment har en tid i ackordstidlistan (ATL), som räknas om till lön med penningfaktorn, en ortsmultiplikator och i vissa fall ett brytpunktstillägg.
Det ändrar efterkalkylen på en punkt. Arbetskostnaden för uppdraget är den ackordslön som betalats ut – plus arbetsgivaravgifter och andra personalkostnader – inte timmar × internkostnad. Jämför därför kalkylerad arbetskostnad med utbetald lönekostnad per uppdrag.
Timmarna är ändå värda att följa. De visar hur effektivt jobbet gick, påverkar tidplanen och montörernas förtjänst, och avgör kostnaden för det som görs på tidlön. Många företag har både och: ackord på projekten och tidlön på service.
Excel eller automatik?
En efterkalkyl går att göra i Excel. Det svåra är inte uträkningen – det är att samla in datan: tidrapporter, fakturor och kalkyler som ligger på olika ställen. Därför blir efterkalkylen lätt bortprioriterad när det är mycket att göra.
Det är där automatik gör skillnad. Tid och material hamnar på rätt uppdrag när de rapporteras, och jämförelsen mot kalkylen görs av sig själv. Systemet gör jobbet, människan granskar och godkänner.
Efterkalkyl – mall att ladda ner
Vill ni börja i Excel? Mallen räknar ut kostnad, resultat, marginal och avvikelser per uppdrag – och sammanställer allt per jobbtyp. Ni fyller bara i kalkyl och utfall. Jobbar ni på ackord finns en kolumn för utbetald lönekostnad, som då används i stället för timmarna.
Ladda ner efterkalkylmall (Excel)
Vanliga frågor
Finns det en mall för efterkalkyl?
Ja. Efterkalkylmallen i Excel räknar ut kostnad, resultat, marginal och avvikelser per uppdrag och sammanställer dem per jobbtyp. Den går att ladda ner gratis i artikeln.
Vad är skillnaden mellan förkalkyl och efterkalkyl?
Förkalkylen görs innan jobbet och ligger till grund för priset. Efterkalkylen görs när jobbet är klart och visar vad det faktiskt kostade. Skillnaden mellan dem är det ni kan lära er av.
Vilken timkostnad ska man räkna med i efterkalkylen?
Använd företagets internkostnad per arbetad timme, inte timpriset mot kund. Den bygger på lön, arbetsgivaravgifter, semester och andra personalkostnader plus en andel av omkostnaderna, delat med antalet timmar som faktiskt går att lägga på uppdrag.
Hur ofta ska man göra efterkalkyl?
På varje avslutat uppdrag. Sammanställ sedan per jobbtyp, till exempel varje månad eller kvartal, så att mönstren syns och kalkylen kan justeras.
Behöver vi ett nytt system för att göra efterkalkyl?
Nej. Det som behövs är kalkylen, tidrapporterna och materialfakturorna kopplade till rätt uppdrag. Det går att göra i Excel, och det går att automatisera ovanpå de system ni redan har.
Hur gör man efterkalkyl när montörerna jobbar på ackord?
Jämför kalkylerad arbetskostnad med den ackordslön som faktiskt betalats ut för uppdraget, plus arbetsgivaravgifter och andra personalkostnader. Timmarna följs ändå, eftersom de visar effektiviteten och avgör kostnaden för arbete på tidlön.